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Gestire lo studio tecnico: i problemi principali

Oltre il lato puramente tecnico, l'attività di uno studio professionale prevede una serie di problematiche gestionali. La nostra panoramica e gli strumenti per rendersi efficienti

Group of architects working in an office using a tablet
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La gestione di un ufficio tecnico, in termini di organizzazione delle risorse umane, della documentazione, delle attrezzature, degli adempimenti, della comunicazione e della gestione dei costi, si compone ormai di numerosi aspetti che è sempre più difficile tenere sotto controllo senza l’ausilio di uno strumento informatico che possa automatizzare ed ottimizzarne ogni aspetto procedurale.

Appuntamenti, scadenze, adempimenti ricorrenti e tutto quanto legato al da farsi, al dove, al come e per conto di chi, per poter essere gestiti necessitano di strumenti e di un’organizzazione certa ed efficace che minimizzi la possibilità di dimenticare o trascurare aspetti imprescindibili per un moderno ed affidabile studio tecnico.

L’efficace comunicazione tra le risorse è un aspetto molto importante che non va mai trascurato, pena il verificarsi di situazioni indesiderate, per uno studio qualificato, quali dimenticanze, dubbi su passaggi di informazioni e consegne, fraintendimenti sui compiti, ruoli e competenze.

La gestione dei documenti può diventare realmente onerosa quando il ricorso al necessario materiale cartaceo è massivo; in questo caso, allora, è necessario disporre di spazi di posizionamento e criteri di reperimento sicuri, paragonabili a dei veri e propri archivi.

Lo studio tecnico ha la necessità di annotare i lavori eseguiti ed i costi prodotti durante le lavorazioni legate alle pratiche dei clienti, di disporre di criteri che siano efficaci e concreti per poter sviluppare la parte più significativa e sensibile della lavorazione che rappresenta, di fatto, la quantificazione degli onorari da richiedere al cliente, di ogni aspetto legato ai costi prodotti, alla cassa, all’iva, alle tasse, alla ritenuta d’acconto, al margine di guadagno, alla scontistica.

Le normative spesso cambiano e introducono nuovi adempimenti che richiedono piccoli o grandi stravolgimenti nell’ambito delle procedure burocratiche da seguire, come ad esempio è avvenuto con l’obbligo della formulazione del preventivo e la produzione del contratto allegato allo stesso secondo gli obblighi di legge previsti dall’art. 9 del D.L. n. 1 del 24 gennaio 2012.

Avere sotto controllo l’impegno lavorativo di ogni risorsa pianificato su settimane, giorni ed ore può diventare difficile, specie nel caso di studi al cui interno si muovono numerosi collaboratori; diventa, quindi, necessario avere dei punti nodali in cui possano confluire in modo semplice ed intuitivo gli adempimenti e i carichi di lavoro di ognuno, per poterne organizzare in modo ottimale ed efficace il lavoro e per ottenerne il completamento nel minor tempo possibile e con il minor costo.

E’ sempre più frequente, peraltro, la necessità di collegare in maniera semplice ed intuitiva ogni documento o pratica archiviati ai riferimenti dei clienti per poterne associare univocamente ogni modalità di reperimento.

In ultimo, ma non per importanza, tutte le informazioni gestite all’interno dello studio debbono essere rese visibili ed accessibili esclusivamente ad utenti autorizzati; sorge, allora, la necessità di avere a disposizione strumenti professionali che permettano di impostare una profilazione degli utenti che regolamenti l’accesso in lettura e scrittura ad ogni singola informazione. Ogni utente, quindi, avrà accesso solo alle informazioni che un “amministratore” avrà deciso di rendere accessibile evitando la divulgazione di informazioni riservate.

Namirial ha sviluppato il software Gestione Ufficio per gestire e ottimizzare al meglio l’attività funzionale di un qualunque studio tecnico, adattandosi perfettamente alle esigenze sia dei piccoli studi che di quelli maggiormente evoluti. Il software consente di inserire le informazioni in modo multi direzionale, secondo le preferenze di chi lo utilizza, partendo quindi dall’agenda, dalla pratica o dai soggetti ad essa collegata, per proseguire con i costi, le fatture, i documenti ed il protocollo.
Ogni utente, in accordo ai diritti del proprio profilo:
– può definire impegni, scadenze, appuntamenti, assegnare promemoria e preavvisi, gestire procedure con attività in cascata (macro) già predefinite, ma che possono facilmente essere modificate e adattate alle proprie esigenze lavorative (nelle sequenze delle scadenze e nelle singole attività costituenti la procedura o pratica);
– può inviare comunicazioni agli altri utenti e assegnare adempimenti con automatismi legati all’invio di email;
– può gestire in modo dinamico il carico di lavoro delle risorse tramite un monitor del programma che evidenzia, per ogni risorsa, in modo semplice ed intuitivo, gli adempimenti personali, in modo da avere evidenza dei tempi liberi di ognuno.

Fonte Articolo: Namirial

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