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Le pratiche digitali per il professionista tecnico: quali vantaggi?

Tra firme digitali, procedimenti telematici e fatture elettroniche, la professione tecnica si confronta con nuove sfide. Facciamo il punto

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(a cura dell’Ing. Luigi-Enrico Tomasini, Business Unit Director Namirial Spa)

Il tema della dematerializzazione dei documenti prodotti nell’ambito dell’attività della pubblica amministrazione costituisce un elemento rilevante all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale. La dematerializzazione riferita ai documenti e agli atti cartacei delle pubbliche Amministrazioni costituisce uno degli argomenti di attenzione crescente per ridurre la spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.). Il processo di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione, il Processo Civile Telematico introdotti negli ultimi mesi ne sono gli esempi più evidenti e più semplici da comprendere.

In generale, i processi di gestione cartacea dei documenti che svolgiamo tutti i giorni in maniera meccanica, sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze.
Il futuro ormai è orientato sul concetto di innovazione ed ecologia digitale, ovvero si spinge ovunque per la revisione delle procedure di sottoscrizione autentica, invio, gestione dei documenti e conservazione in formato digitale.

Ma la dematerializzazione è efficace e diffusa anche nel privato e in particolare nello studio tecnico?
Se con dematerializzazione si fa riferimento a soluzioni di Gestione Elettronica Documentale, sottoscrizioni in formato digitale (firme elettroniche), condivisione per email/PEC, conservazione a norma di legge, la risposta è affermativa ma non corrisponde purtroppo con analoga diffusione. Oggi infatti le soluzioni informatiche più utilizzate tra gli Studi tecnici sono finalizzate al solo rispetto di obblighi di legge (come ad esempio la PEC o la fattura elettronica PA). Sono pochissimi i professionisti che decidono di innovare il proprio business con soluzioni finalizzate a governare meglio la propria organizzazione e a rispondere quindi alle richieste del mercato.

La standardizzazione dei processi operativi è ormai un passaggio fondamentale per aumentare la produttività di tutte le risorse aziendali, inclusi i tecnici, e per consentire un flusso uniforme delle attività, nel rispetto dei tempi richiesti.

E’ ancora un blocco mentale
Il problema è il non voler guardare oltre, il valutare solo i vantaggi nel breve termine e non nel medio lungo termine. L’adozione di soluzioni di dematerializzazione comporta uno sforzo iniziale da parte di tutte le risorse che lavorano nello studio nessuno escluso.

L’eliminazione della carta consente di ottenere importanti benefici economici, ottenibili però solo si è tutti convinti che questa sia la realtà. Questi benefici sono evidenti nel medio lungo periodo soprattutto da parte di quei professionisti che stanno già adottando soluzioni di dematerializzazione. Chi utilizza, ne percepisce appieno il valore perché ha già fatto lo sforzo mentale, mentre chi non utilizza mantiene posizioni di scetticismo spesso ingiustificate, legate ad un retaggio culturale che vede la carta come un simbolo di “potere”.

Mai più documenti smarriti
Pensate che mediamente un documento viene stampato 10 volte nella sua vita. Un documento archiviato ad esempio in ordine cronologico in un faldone e riposizionato male dopo la sua consultazione equivale ad un documento smarrito con conseguente perdita di tempo nella ricerca successiva. Pensare di archiviare un documento singolo in più faldoni contemporaneamente è un’impresa impossibile nel mondo cartaceo a meno di copiarlo……ma l’originale è sempre uno.

Archiviarlo in originale in più faldoni virtuali contemporaneamente, inserendo dei dati per la ricerca successiva (metadati) ad esempio tipologia, data generazione, argomento, codice cliente etc. ci consente di poter effettuare ricerche veloci, multicriterio eliminando di fatto il rischio di perdere il documento. Le tecnologie attualmente disponibili ci abilitano anche una ricerca testuale, quindi direttamente sul contenuto del testo.

La conservazione digitale a norma di legge (COS)
Ci troviamo dunque in un momento storico molto importante. Nel lontano passato siamo passati dalla pietra alla carta, oggi passiamo dalla carta al digitale, con tanti dubbi più o meno leciti. Ma il file quanto dura? Chi mi garantisce che lo riuscirò a leggere sempre? Sono domande che sentiamo tutti i giorni. Un file può durare molto a lungo (alcuni per obbligo di legge devono durare decine di anni) e può essere letto nel tempo purché venga archiviato secondo precise regole. La conservazione digitale a norma di legge consente infatti il mantenimento nel tempo dei documenti e delle scritture contabili a fini probatori e di opponibilità a terzi grazie all’impiego di strumenti di validazione dettati dalla normativa. Un sistema di COS deve garantire tra gli altri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto, il mantenimento della certezza giuridica dei documenti nel tempo e la disponibilità per tutto il periodo obbligatorio di conservazione. Non tutti i formati di file possono essere portati in conservazione, ma solo alcuni che possono essere visualizzati nel tempo tra cui il più diffuso è il PDF o PDF/A.

Qual è il punto di partenza?
Il quadro normativo è ormai completo e copre tutte le tematiche. Le tecnologie sono disponibili, abbordabili in termini di costo e fruibili in termini di utilizzo. Sul mercato sono attivi da anni operatori in grado di offrire soluzioni diverse (complete o verticali).

Una volta scelta la soluzione tecnologica, se si vuole procedere con la completa dematerializzazione dell’attività dello studio bisogna analizzare come eliminare i documenti già esistenti e come adottare invece nuovi processi che consentono una dematerializzazione ab origine. In questo caso è indispensabile adottare soluzioni di gestione documentale e di conservazione a norma di legge (sostitutiva nel caso di documenti già cartacei).

I passaggi sinteticamente sono i seguenti:
– Adozione si tecnologie disponibili sul mercato, facendo attenzione a scegliere quelle che garantiscono sicurezza a livello informatico;
– Definizione delle tipologie di documenti, dei dati da memorizzare per ogni tipologia per le ricerche future, in conformità con la normativa;
– Implementazioni di soluzioni per la generazione digitale dei nuovi documenti, di flussi di lavoro ben definiti e definiti in procedure e policy interne. I documenti generati saranno anch’essi classificati in base alle tipologie definite;
– Eventuale gestione del pregresso, per la quale è necessaria principalmente tanta “pazienza” in quanto si dovrà procedere con una scansione dei documenti (con inclusa eliminazione degli eventuali punti della cucitrice) con successiva classificazione degli stessi. Questa operazione, sebbene lunga, viene eseguita una sola volta;

Il mondo dell’edilizia?
Di recente si è vista un’accelerazione nel mondo dell’edilizia, con alcuni settori dove la digitalizzazione e la conseguente gestione di documenti in formato elettronico è obbligatoriamente richiesta da parte della Pubblica Amministrazione:
– Pratiche da inviare al SUE/SUAP via PEC per comunicare la realizzare un intervento edilizio residenziale (CIL – CILA – SCIA) o la richiesta di un Certificato di Prevenzione Incendi (CPI).
– Perizie CTU all’interno del Processo Civile Telematico;
– Attestati di Prestazione Energetica (APE);
– Etc.

In futuro saranno sempre di più gli ambiti che vedranno l’accettazione da parte della PA solamente di documenti in formato digitale.

L’importante è, una volta deciso di partire con la dematerializzazione, farlo convinti, coinvolgendo tutti gli attori oggi presenti perché il successo sta nell’organizzazione e nella condivisione a tutti i livelli sia di chi paga per la tecnologia, sia di chi la utilizza operativamente nel lavoro di tutti i giorni.

Namirial S.p.A. si rivolge ai professionisti, alle aziende e alle imprese edili che operano nel campo dell’edilizia, offrendo loro le soluzioni informatiche più adatte sia nel settore tecnico (Sicurezza, Termotecnico, Antincendio, Progettazione etc.) sia che nel settore della dematerializzazione. Ha una offerta completa di prodotti e servizi nell’ambito della dematerializzazione:
– Gestione Ufficio tecnico
– Gestione documentale
– Conservazione a norma di legge
– Firma digitale
– Firma Grafometrica
– Posta Elettronica Certificata
– Fatturazione elettronica PA
– Perizia CTU

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