Perché una conservazione e un conservatore a Norma? | Geometra.info

Perché una conservazione e un conservatore a Norma?

Che differenza c’è tra Archiviazione, Conservazione Sostitutiva e Conservazione digitale a norma? Quali sono i vantaggi? Il focus

Conservazione_digitale
image_pdf

La conservazione a norma dei documenti digitali è estesa a tutti gli ambiti della società dell’informazione:

  • Aziende private
  • Pubblica amministrazione
  • Sanità
  • Giustizia

Affidarsi a partner adeguati che garantiscano controllo delle procedure, certificazioni e misure privacy adeguate è un imperativo per tutti i soggetti che vogliano ridurre i rischi di gestioni di questo ambito del Digitale.

Recentemente sono decorsi i termini di adeguamento dei Sistemi di Conservazione creati sulla vecchia normativa, Delibera CNIPA del marzo 2004. Più precisamente le nuove regole tecniche, DPCM 3 Dicembre 2013, hanno definito il periodo massimo di adeguamento dalle vecchie alle nuove regole, in tre anni, di fatto decorsi il 12 Aprile 2017.

Che differenza c’è tra Archiviazione, Conservazione Sostitutiva e Conservazione digitale a norma?

Troppo spesso all’interno di materiali pubblicitari, campagne di marketing e offerte commerciali si trovano informazioni che rischiano di mettere in difficoltà il cliente finale sull’effettivo servizio che fornitore sta offrendo.

Principalmente sentiamo parlare di:

  • Archiviazione
  • Conservazione Sostitutiva
  • Conservazione (digitale) a norma

o di declinazioni prossime a quanto sopra elencato, spesso molto fantasiose come archiviazione a norma oppure archiviazione sostitutiva. Facciamo un po’ di chiarezza.

Archiviazione

Per Archiviazione, sottinteso elettronica, dei documenti si intende un processo che non prevede alcuna particolare regola nelle modalità operative di gestione del servizio.
Esso può essere erogato utilizzando un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione (ottico o cloud) al fine di memorizzare un documento e le modalità di acquisizione e classificazione dei documenti sono assolutamente libere.

In pratica, si tratta di un processo non disciplinato da alcuna normativa e può essere fatta a uso interno per ottenere i benefici, quale un accesso immediato, semplice e razionale ai documenti.
Questo tipo di archiviazione documentale non determina alcun beneficio, né in termini di sicurezza nella gestione delle informazioni (requisiti normativi di qualità e sicurezza) né in termini di disponibilità delle informazioni, es. la ridondanza e l’architettura delle infrastrutture informatiche potrebbero non essere sufficienti a garantire un’adeguata copia geografica dei dati, esponendo il soggetto a tutti i rischi sia normativi/legali che di gestione (perdita delle informazioni).

Conservazione Sostitutiva

Lo scopo della conservazione sostitutiva è quello di garantire che un documento non si deteriori, che sia disponibile, integro ed autentico nel tempo.

La Conservazione Sostitutiva, lo dice il nome, sostituisce i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti sono tenuti a conservare. A seguito della procedura di conservazione sostitutiva non sempre è possibile liberarsi della copia cartacea. Ad esempio, nel caso di contratti sottoscritti con firma autografa, l’eventuale distruzione del documento cartaceo dovrebbe essere preceduta da un’analisi del rischio legata alla distruzione del documento originale, es. valutare il contenzioso legato al documento sottoscritto: un contratto per una PayTV peserà meno in termini di rischio che un contratto di assicurazione.
Trattazione a parte deve essere fatta poi per gli archivi della PA.

Conservazione (digitale) a norma

La “Conservazione a norma” supera la definizione di Conservazione Sostitutiva e riguarda tutti i documenti nativi digitali (informatici) oltre a tutti i documenti cartacei trasformati in informatici. Il processo di Conservazione a norma è strutturato e definito dalle Regole Tecniche e prevede un profondo miglioramento dei processi interni ad un soggetto, con lo scopo di eliminare la produzione cartacea ab origine.

Oltre a quanto previsto dalle Regole Tecniche e dalle Linee Guida, svolgere adeguatamente un processo di Conservazione a norma è qualcosa di estremamente specializzato che coinvolge figure professionali verticali sui temi della gestione tecnica dei documenti (Archivisti) e nella gestione tecnica dei sistemi, poiché la disponibilità dei documenti, la loro integrità, la loro organizzazione e ricercabilità sono caratteristiche di primaria importanza.

A tal fine, AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, definisce le regole ed i requisiti secondi i quali un Conservatore a norma possa definirsi Accreditato. Tali requisiti garantiscono che:

  • il Fornitore sia in possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza;
  • il Sistema di Conservazione (SdC) sia conforme alle norme in vigore ed ai più elevati standard, nazionali ed internazionali in tema di sicurezza, capaci di garantire e mantenere, nel tempo, il valore legale, l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici conservati.

Ma chi è il Conservatore Accreditato?

E’ un soggetto, pubblico o privato, che ha dimostrato il possesso dei più alti requisiti in termini di qualità e sicurezza e che, soprattutto, dimostra periodicamente di averli mantenuti, garantendo ai propri clienti un adeguamento costante nella gestione del Servizio, anche tramite l’aggiornamento periodico dei Manuali di Conservazione

Cosa è previsto per l’Accreditamento?

Nei requisiti di Qualità e Sicurezza sono inseriti e classificati tutti i controlli, le procedure e le strutture organizzative ed infrastrutturali indispensabili al fine di poter erogare secondo i più alti standard di riferimento il processo di Conservazione a norma.
Le aree trattate nel documento sono suddivise in tre aspetti:

  • Organizzativo
  • Processi e Procedure
  • Infrastrutture

Il Conservatore Accreditato non è solo quel soggetto che garantisce l’erogazione tecnica IT del servizio, ma deve mettere in atto anche procedure che permettano:

  • un adeguato riconoscimento delle responsabilità in termini di gestione aziendale e del servizio (es. requisiti di onorabilità)
  • un’adeguata capacità di implementazione e di rispetto degli standard archivistici di riferimento quali la ISO 14721:2002 OAIS Open Archival Information System e le e raccomandazioni ETSI TS 101 533-1 V1.1.1 (2011-05), per quanto concerne i Requisiti per la realizzare e gestire di sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni
  • un’adeguata infrastruttura informatica atta a garantire la copia geografica delle informazioni in più punti del territorio italiano
  • un’adeguata struttura organizzativa che indirizzi tutte le tematiche relative alla Sicurezza e Riservatezza delle informazioni, tant’è vero che è obbligo del Conservatore conseguire certificazioni in tal senso quali la ISO/IEC 27001:2013
  • il rispetto e la conformità dello standard UNI 11386:2010 Standard SInCRO  Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali come citato nell’Allegato 4 del DPCM 3 dicembre 2013

Non da ultimo quanto sopra deve essere garantito nel tempo, e nel rispetto delle procedure di verifica di ACCREDIA e di AgID.

Per quanto concerne i soggetti privati non esiste alcun obbligo formale nell’affidarsi ad un Conservatore Accreditato, tant’è che i privati potrebbero strutturare la propria Conservazione a norma in casa, sempre nel rispetto dei requisiti normativi ovviamente. Tuttavia spesso il rapporto costi benefici scoraggia questo genere di insourcing in favore di una gestione esternalizzata.

Come descritto sommariamente sopra l’outsourcer deve avere stringenti caratteristiche per potersi definire competente ed affidabile, insomma uno Specialista.

Ma voi affidereste ad un operatore generalista, le vostre esigenze specialistiche?

In Namirial s.p.a. ci piace immaginare che la risposta sia negativa.

Namirial S.p.A. si rivolge ai professionisti, alle aziende e alle Pubbliche Amministrazioni, mettendo a disposizione tutte le proprie competenze per offrire loro le soluzioni informatiche più adatte sia nel settore della Conservazione a norma, sia nei settori del Digital Transaction Management, sviluppando soluzioni di firma elettronica, di firma grafometrica e di gestione documentale personalizzate, in risposta alle esigenze di ciascun Cliente. Scopri le soluzioni Namirial.

Copyright © - Riproduzione riservata
Perché una conservazione e un conservatore a Norma? Geometra.info